Gedragscode

Bericht van de Voorzitter en CEO

Beste medewerkers,

Integriteit is een van de vijf kernwaarden van Teleperformance, naast respect, innovatie, professionaliteit en toewijding. Dit zijn de pijlers waarop onze bedrijfscultuur rust. Bij Teleperformance draagt elk individu zelf de verantwoordelijkheid om op elk moment integer te handelen.

Wij streven er altijd naar om integer te handelen. Dit houdt in dat we handelen volgens en in overeenstemming met zowel de hoogste professionele en ethische normen als de wetten met betrekking tot onze sector, ons bedrijf en onze activiteiten. Als wij onszelf op een ethische en integere manier gedragen, verdienen we het vertrouwen en het respect van mensen aan wie we onze diensten leveren en met wie we samenwerken.

Deze Gedragscode die u ook vindt op het intranet van de Group, is een belangrijke bron van informatie voor alle medewerkers van Teleperformance. In deze Gedragscode worden de beleidslijnen van Teleperformance voor zakelijk gedrag beschreven en wordt aangegeven welke personen mogelijke vragen kunnen beantwoorden over het naleven hiervan. Gebruik de code als een richtlijn voor het nemen van de juiste beslissingen en voor het oplossen van problemen die kunnen optreden bij de uitvoering van uw werkzaamheden. Deze Gedragscode is bedoeld als een hulpmiddel dat op elk gewenst moment kan worden gebruikt en ik raad u aan om het regelmatig te raadplegen.

Onze Gedragscode kan niet bestaan zonder ons, het team van Teleperformance. Continue verbetering en correctieve acties zijn een integraal onderdeel van ons Global Compliance Framework. Als u vragen hebt of als u ongepast gedrag ziet, raad ik u sterk aan om gebruik te maken van de Ethics Hotline, ons interne meldingssysteem, om dit onder de aandacht te brengen van de Compliance-afdeling.

Integer handelen kan alleen als ieder van ons de beleidslijnen met betrekking tot onze normen ten aanzien van gedrag begrijpt en volgt. Het is van groot belang dat iedereen bij Teleperformance zich houdt aan de hoogste normen. Dit zijn we aan onze klanten, partners, aandeelhouders en onszelf verschuldigd. Ik wil u allemaal bedanken voor uw niet-aflatende toewijding om de principes in deze Gedragscode te ondersteunen en deze binnen en buiten het bedrijf te bevorderen.

 

Daniel Julien

Voorzitter en CEO

 

1. Introductie

 

Teleperformance SE (met inbegrip van alle dochterondernemingen, "Teleperformance" of de "Group") houdt zich aan de U.N. Global Compact, een initiatief van de Verenigde Naties dat bedrijven aanmoedigt om een sociaal verantwoordelijke houding aan te nemen door principes te bevorderen met betrekking tot mensenrechten, internationale arbeidsnormen en maatregelen tegen corruptie, en om deze principes te integreren in hun dagelijkse praktijk. Dankzij dit streven wordt gezorgd dat markten, bedrijven, technologie en financiële instanties zich inzetten ten behoeve van economieën en maatschappijen over de hele wereld. 

Vanaf 2011 zet Teleperformance zich al in om alle vormen van corruptie binnen haar dochterondernemingen te bestrijden. Als vervolg op dit streven heeft Teleperformance deze Gedragscode aangenomen.

Deze Gedragscode bevat de fundamentele principes voor het helpen en begeleiden van de werknemers van Teleperformance zodat zij zich bij hun werkzaamheden houden aan de wet- en regelgeving die op hun activiteiten van toepassing is. De code is onderdeel van het Global Compliance Framework dat door de Group is aangenomen. De code is toegevoegd aan de interne voorschriften van elke dochteronderneming van Teleperformance, voor zover van toepassing.

Deze Gedragscode omvat de beleidslijnen van de Group met betrekking tot:

- Corruptie

- Beïnvloeding

- Witwassen

- Geschenken, reizen en amusement

- Donaties, sponsoring en filantropie

- Politieke activiteiten

- Smeergeld

- Belangenverstrengeling 

 

2. Overzicht van het Teleperformance Global Compliance-Programma

 

Overzicht van de Global Compliance-organisatie

Presentatie van de organisatie

De Global Compliance-organisatie van Teleperformance omvat een specifieke structuur, van het senior management van de Group en de Audit and Compliance-commissie van de raad van bestuur van Teleperformance SE tot aan elk niveau binnen de Group.

Deze specifieke structuur zorgt dat de beleidslijnen en procedures van het Global Compliance-programma daadwerkelijk en efficiënt binnen de hele Group worden geïmplementeerd.

De Global Compliance-organisatie omvat de volgende leidinggevenden:

- Chief Compliance Officer

- Deputy Chief Compliance Officer en Chief Privacy Officer

- Global Privacy Office, waaronder de regionale functionarissen voor de gegevensprivacy voor het Verenigd Koninkrijk, CEMEA, Amerika en Azië.

De Chief Compliance Officer en Deputy Chief Compliance Officer stellen rapporten en updates op voor het senior management van Teleperformance en voor de Audit and Compliance-commissie van de raad van bestuur van Teleperformance SE.

Meer informatie over de Global Compliance-organisatie vindt u op het intranet van de Group.

Global Compliance Framework

Het Global Compliance Framework omvat de nalevingsbeleidslijnen en -procedures van Teleperformance, waaronder deze Gedragscode. De onderdelen van het Global Compliance Framework vindt u op het intranet van de Group. De Chief Compliance Officer, de Deputy Chief Compliance Officer en de Chief Privacy Officer zijn verantwoordelijk voor de implementatie en de bewaking van het Global Compliance Framework binnen de Group.

Informatie en antwoorden op vragen; suggesties voorstellen

Als u als medewerker vragen hebt, advies nodig hebt of ideeën of suggesties wilt doorgeven, kunt u dat opnemen met uw lokale contactpersoon. Uw lokale contactpersoon is een van de volgende personen

- Uw manager

- Uw contactpersoon bij de lokale personeelszaken of de lokale juridische afdeling

- Een lid van de Compliance-afdeling, zoals de regionale functionaris voor gegevensprivacy

- Een lid van de interne Audit-afdeling 

Definities van bepaalde termen die in deze Gedragscode worden gebruikt

Corruptie is oneerlijk, onethisch of frauduleus gedrag om een voordeel te verkrijgen of voor andere ongepaste doeleinden. Dit omvat strafbaar gedrag waarbij een individu (de corrupte persoon) een donatie, aanbod, belofte, geschenken of voordelen van welke aard dan ook vraagt, goedkeurt of accepteert voor het verrichten, uitstellen of niet uitvoeren van een handeling die direct of indirect binnen de reikwijdte van zijn/haar individuele taken valt. De voordelen kunnen financieel zijn, maar hoeven dat niet altijd te zijn.

Corruptie kan verschillende vormen aannemen, uiteenlopend van beïnvloeding en smeergeld tot omkoping. De betrokken personen kunnen overheidsfunctionarissen zijn of particuliere personen, zoals klanten, leveranciers of zakenpartners. Corruptieve activiteiten worden soms gefaciliteerd door het gebruiken van commerciële tussenpersonen in een poging om ze te verbergen of af te schermen voor potentiële onderzoeken.

Er zijn twee soorten corruptie:

-          actieve corruptie, waarbij iemand een voordeel krijgt aangeboden met het doel om een besluit of een besluitvormingsmechanisme te beïnvloeden in ruil voor een voordeel (toestemming, recht, levering, zakentransactie, contract, financieel gewin, enzovoort);

-          passieve corruptie, waarbij een voordeel (gewoonlijk geld of een dienst) wordt geaccepteerd of ontvangen in ruil voor het aanwenden van invloed bij besluitvorming. Voor passieve corruptie wordt niet altijd een verzoek gedaan, maar dat kan wel en het kan leiden tot ernstige praktijken zoals afpersing.

Smeergeld is een vorm van corruptie waarbij geld wordt betaald, gewoonlijk aan een openbare of overheidsfunctionaris, om te zorgen dat bepaalde administratieve formaliteiten of processen worden uitgevoerd of versneld.

Steekpenningen zijn een gebruikelijke vorm van corruptie waarbij contant geld of een waardevol geschenk wordt aangeboden aan een andere persoon in ruil voor een gunstige beslissing of een gunstig resultaat, of een niet-uitgevoerde of uitgestelde actie.

Afpersing is het vragen van een buitensporige beloning in ruil voor het toekennen van een zakentransactie, een contract of toestemming, door druk uit te oefenen. Dit kan uiteenlopen van incidentele of dagelijkse financiële eisen tot fysieke bedreigingen tegen individuen en hun familie.

Toepassingsgebied

Deze Gedragscode is van toepassing op alle economische activiteiten van Teleperformance, op lokaal, nationaal, regionaal en/of internationaal niveau.

Naleving van de wet

De medewerkers van Teleperformance moeten alle wetten die op hen van toepassing zijn, strikt naleven.

Bij een dienstverband of een opdracht buiten het land van vestiging moeten medewerkers zich ook strikt houden aan de toepasselijke nationale wetten van de locatie van hun dienstverband of opdracht. Als er sprak is van verwarring, onbegrip of twijfel over de toepasselijke wet en/of de inhoud daarvan, moeten medewerkers onmiddellijk hun lokale contactpersoon of de regionale functionaris voor gegevensprivacy inlichten.

 

3. Principes van de Gedragscode

 

Corruptie

 

Bij Teleperformance zijn alle handelingen van corruptie, omkoping of afpersing in welke vorm dan ook strikt verboden.

Als internationaal bedrijf moet Teleperformance zich houden aan alle toepasselijke wetten met betrekking tot corruptie, omkoping en illegale betalingen, zoals de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act, de Britse Bribery Act, de Franse anti-corruptiewetgeving die bekend staat als Sapin II, en andere vergelijkbare anticorruptiewetten in de rechtsgebieden waar wij zaken doen. Deze wetten verbieden in het algemeen de omkoping van overheidsfunctionarissen en particuliere personen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Ze eisen ook van Teleperformance dat we onze boekhouding en gegevens correct bijhouden en ze leggen strafrechtelijke of civielrechtelijke sancties op voor overtredingen. Bij Teleperformance moeten we ons bij het zakendoen altijd aan deze wetten houden.

Werknemers van Teleperformance mogen geen steekpenningen of een andere vorm van ongepaste betalingen aanbieden of accepteren, met inbegrip van smeergeld. Bovendien mogen werknemers van Teleperformance geen andere objecten van waarde zoals geschenken, leningen, kortingen of excessieve uitgaven bij bezoeken aanbieden of accepteren, en niet middelen van het bedrijf gebruiken om een beslissing te beïnvloeden onder welke omstandigheden dan ook. Dit heeft onder andere betrekking op leveranciers, klanten, concurrenten, vertegenwoordigers van openbare instanties, politieke partijen, individuen met politieke bekendheid, enzovoort.

Werknemers van Teleperformance moeten ook niet overgaan tot het aanbieden, geven, toezeggen of verzoeken om, rechtstreeks of via een derde partij, van betaling of levering van diensten, geschenken, amusement of andere voordelen om een transactie of een concurrentievoordeel te verkrijgen of te behouden. Bovendien mogen werknemers van Teleperformance niet via een derde partij een handeling uitvoeren waartoe ze niet rechtstreeks bevoegd zijn. Deze regels zijn van toepassing op transacties en interacties met overheidsfunctionarissen, bedrijven en privépersonen. 

Gedragsregels

Voordat u een relatie aangaat met een zakenpartner, leverancier of een andere derde, moet u controleren of de juiste financiële en andere gepaste controles ("due diligence") zijn uitgevoerd voor die persoon of dat bedrijf. Voordat u contacten legt met een zakenpartner, leverancier of een andere derde, neemt u contact op met de lokale juridische afdeling of de regionale functionaris voor gegevensprivacy als u niet zeker weet welke controles en andere procedures u moet volgen.

Voorbeelden

- Ik heb te horen gekregen dat het inhuren van een lokale "consultant" nuttig kan zijn bij het verkrijgen van alle vereiste vergunningen van een buitenlandse overheid. Deze consultant vroeg een aanzienlijk voorschot en zei dat hij het geld zou gebruiken om "het proces op weg te helpen". Kan ik dit voorschot betalen? Met wie moet ik contact opnemen?

Nee. U moet geen voorschot of een ander bedrag betalen tot u zeker weet dat er geen ongepaste betalingen worden gedaan en u precies weet welke diensten worden geleverd. Vraag advies aan het senior management van Teleperformance.

- Ik ben verantwoordelijk voor het opzetten van nieuwe kantoren en de lokale autoriteiten hebben een betaling gevraagd voordat onze telefoonlijnen worden geïnstalleerd. Wat moet ik doen?

U moet deze betaling niet doen tenzij deze overeenkomt met de legitieme kosten voor het installeren van de telefoonlijn.

Doe geen betalingen aan tussenpersonen tenzij de betalingen legaal zijn, overeenkomen met de voorwaarden van een schriftelijke overeenkomst en worden gedaan na ontvangst van een correcte factuur. Er kan geen betaling worden gedaan zonder de juiste documentatie, zoals bewijs van uitgevoerd werk, en er moeten ontvangstbewijzen worden verstrekt voor kosten die kunnen worden gerestitueerd. Betalingen moeten nooit in contanten worden gedaan.

- Ik neem deel aan een internationale handelsbeurs waar Teleperformance een stand heeft. We zijn van plan om promotiemateriaal met het Teleperformance-merk weg te geven en ik wil wat bezoekers, waaronder mogelijk overheidsfunctionarissen, uitnodigen om wat te gaan drinken. Overtreed ik daarmee de anticorruptiewetten?

Het weggeven van promotiematerialen aan klanten is een legitieme kostenpost wanneer de materialen zijn bedoeld om onze producten en diensten te demonstreren of toe te lichten tijdens een beurs. In sommige landen verbieden de anticorruptiewetten en/of overheidsbeleidslijnen alle vormen van gastvrijheid aan een overheidsfunctionaris. U kunt de overheidsfunctionaris het beste vragen of hij of zij toestemming heeft om gebruik te maken van uw gastvrijheid.

In het algemeen geldt dat ongeacht wie uw gasten zijn, u altijd moet zorgen dat de kosten bescheiden zijn en voldoen aan de instructies in het gedeelte "Geschenken, reizen en amusement" van deze Gedragscode. U moet in alle gevallen schriftelijke bewijzen hebben van het type geschenk of gastvrijheid en de rechtvaardiging ervan. Ook moet u zorgen dat het geschenk of de gastvrijheid niet kan worden beschouwd als een manier om een beslissing op ongepaste wijze te beïnvloeden.

 

Beïnvloeding

Beïnvloeding vindt plaats wanneer een persoon beloften, geschenken of een ander voordeel aanbiedt of accepteert van een andere persoon met als doel dat de ontvanger zijn of haar positie of politieke invloed aanwendt om voordelen, een aanstelling, offertes of een andere gunstige beslissing te verkrijgen, gewoonlijk van een overheidsfunctionaris of een openbare instantie.

Bij Teleperformance is beïnvloeding strikt verboden.

 

Gedragsregels

Werknemers van Teleperformance moeten extra zorgvuldig handelen, wanneer ze uit naam van het bedrijf werken aan zaken waarbij vertegenwoordigers van een overheidsinstantie of een openbaar orgaan betrokken zijn, om te zorgen dat er geen sprake is van beïnvloeding of een andere vorm van corruptie of omkoping.

Voorbeelden

- Ik werk aan een offerte voor een buitenlandse aanbieding. Ik heb gehoord dat ik contact moet opnemen met een lokale invloedrijke persoon in het land om deze aanbieding binnen te halen. Kan ik dat doen?

Nee. Vraag uw lokale contactpersoon, de juridische afdeling van het betrokken land of de Compliance-afdeling van de Group om advies over welke stappen u moet zetten.

- Ik ben betrokken bij het verkrijgen van de vereiste vergunningen om een nieuw Teleperformance-contactcenter in het buitenland te bouwen. Ik heb gehoord dat ik contact moet opnemen met een lokale invloedrijke persoon in dat land om de vergunningen te verkrijgen. Kan ik contact opnemen met deze persoon?

Nee. U mag geen contact opnemen met de lokale persoon. Vraag uw lokale contactpersoon, de juridische afdeling van het betrokken land of de Compliance-afdeling van de Group om advies over welke stappen u moet zetten.

- Ik werk aan de overname van een buitenlands bedrijf door Teleperformance. Ik heb gehoord dat het verplicht is om de diensten van een tussenpersoon in dat land af te nemen als onderdeel van de procedure om de vereiste wettelijke goedkeuringen te verkrijgen. Wat moet ik doen?

Vraag uw lokale contactpersoon, de juridische afdeling van het betrokken land of de Compliance-afdeling van de Group om advies over welke stappen u moet zetten. 

Geschenken, reizen en amusement

Wanneer iemand iets van waarde ontvangt zonder daarvoor de passende marktwaarde te hebben betaald, is er sprake van een geschenk. In het kader van deze Gedragscode vormen reizen en amusement iets van waarde dat gegeven of ontvangen, zoals maaltijden, drankjes, toegangskaart, vervoer, reiskosten, accommodatie of toelagen, zonder ervoor te betalen.

Teleperformance eist van medewerkers die contact hebben met klanten, potentiële klanten, zakenpartners, leveranciers en andere derden, dat ze zich aan bepaalde richtlijnen houden bij de overweging om geschenken, reizen en/of amusement aan te bieden of te accepteren. Teleperformance staat in het algemeen het geven en ontvangen van zakelijke geschenken en amusement toe in de volgende omstandigheden:

- het gaat om een redelijke waarde en frequentie;

- het gaat om gepaste en gebruikelijke zakelijke beleefdheden;

- de geschenken zijn niet in strijd met de wet en komen overeen met de toegestane bedrijfspraktijken in het betreffende rechtsgebied;

- er kan geen gevolgtrekking worden gemaakt dat het geschenk, de reis of het amusement de werknemer van Teleperformance beïnvloedt bij een zakelijke beslissing of bij de uitvoering van de werkzaamheden voor Teleperformance, OF de zakelijke beslissingen van de ontvangende persoon;

- ze hebben een geschikt uiterlijk dat geen aanstoot geeft of de reputatie schaadt van Teleperformance of van de persoon die het geschenk, de reis of het amusement ontvangt.

U moet in alle gevallen schriftelijke bewijzen hebben van het type geschenk, reis en/of amusement en de rechtvaardiging ervan. Ook moet u zorgen dat het geschenk, de reis en/of het amusement niet kunnen worden beschouwd als een manier om een beslissing op ongepaste wijze te beïnvloeden.

Gedragsregels

Medewerkers van Teleperformance mogen geen gulle of excessieve geschenken of voordelen geven of accepteren, of ze nu uit geld bestaan of niet, en of het direct of indirect is, aan of van een overheidsfunctionaris, klant, leverancier, onderaannemer of een andere derde partij. Geschenken of uitnodigingen mogen nooit een zakelijke beslissing van een medewerker van Teleperformance beïnvloeden of van invloed worden beschouwd op de ontvangende persoon. 

Voorbeelden

- Er is mij een geschenk aangeboden waarvan ik denk dat het bedoeld is om mijn beslissing over een zakelijke kwestie van Teleperformance te beïnvloeden. Wat moet ik doen?

Weiger het geschenk beleefd en meld het aan uw lokale contactpersoon of de regionale functionaris voor gegevensprivacy.

- Als onderdeel van mijn werk organiseer ik veel bijeenkomsten en reizen. Een hotel waar ik vaak kamers reserveer voor werknemers van Teleperformance, heeft me nu een gratis weekend aangeboden voor de zilveren bruiloft van mijn ouders. Kan ik dat accepteren?

Nee. Ook al profiteert u niet persoonlijk van het geschenk, zou het aannemen ervan de schijn geven van het accepteren van een voordeel om uw zakelijke beslissingen te beïnvloeden zodat u moeilijk een objectieve keuze kunt maken bij toekomstige hotelaccommodaties voor Teleperformance.

Donaties, bijdragen, filantropie, sponsoring

Donaties, bijdragen, filantropie en sponsoring zijn geschenken aan een goed doel of voor het ondersteunen van een bepaalde liefdadige of filantropische zaak. Donaties, bijdragen, filantropie of sponsoring kunnen de vorm hebben van contant geld, services of nieuwe of gebruikte goederen. Het kan ook gaan om noodhulp, humanitaire hulp, ontwikkelingshulp of medische zorg.

Teleperformance voelt zich verantwoordelijk voor de maatschappij en wil bijdragen aan de gemeenschappen waarin wij werken door waardevolle goede doelen en activiteiten te ondersteunen via onze Corporate Social Responsibility-commissie.

Gedragsregels

Elke donatie of bijdrage aan of sponsoring van een goed doel of activiteit uit naam van Teleperformance moet vooraf schriftelijk zijn goedgekeurd door de voorzitter van de Corporate Social Responsibility-commissie (csr@teleperformance.com)

Voor bijdragen aan of sponsoring van een goed doel of activiteit uit naam van Teleperformance, moet de Corporate Social Responsibility-commissie controleren of de ontvanger een bonafide liefdadigheidsinstelling is, met de correcte registraties of vergunningen in de lokale jurisdictie en of de bijdrage overeenstemt met onze bedrijfswaarden en beleidslijnen.

Donaties of bijdragen aan of sponsoring van een met een overheidsfunctionaris geassocieerd goed doel zijn niet toegestaan.

Voor alle goedgekeurde donaties, bijdragen of sponsoring van een goed doel moet verantwoording worden afgelegd. Ook moeten ze correct worden gerapporteerd in de boekhouding van het bedrijf.

Voorbeelden

- Op een werklocatie ben ik benaderd door een lid van de lokale gemeenschap over het geven van een donatie aan een lokale liefdadigheidsinstelling. Wat moet ik doen?

Het staat u vrij om uit naam van uzelf en van uw eigen geld een donatie te doen aan liefdadigheidsinstellingen.

Als de vraag Teleperformance betreft, moet u het verzoek ter verdere overweging doorsturen aan de voorzitter van de CSR-commissie (csr@teleperformance.com).

 

Politieke activiteiten

Teleperformance is volledig neutraal op politiek, religieus en filosofisch gebied.

Het beleid van Teleperformance bestaat er dan ook in om geen financiële bijdragen te leveren aan politieke kandidaten, gekozen vertegenwoordigers of functionarissen, politieke partijen of religieuze organisaties. 

Teleperformance respecteert het recht van medewerkers om als individuen deel te nemen aan het politieke proces zolang ze niet Teleperformance vertegenwoordigen en hun activiteiten door anderen niet kunnen worden beschouwd als deelname door of uit naam van Teleperformance.

 

Gedragsregels

Als u wilt deelnemen aan politieke activiteiten, doet u dat met uw eigen naam, buiten werktijden en niet op de werklocatie.

Gebruik nooit de vestigingen, materialen, accessoires, apparatuur of andere hulpmiddelen van Teleperformance voor politieke activiteiten.

Gebruik niet het bedrijfsimago, de logo’s, het briefpapier of andere materialen met het Teleperformance-merk ter ondersteuning van uw politieke zienswijze.

Respecteer de overtuigingen van anderen.

Als u deelneemt aan een politiek besluitvormingsproces dat betrekking heeft op zaken die op enigerlei manier verband houden met Teleperformance of de zakelijke activiteiten, de branche, klanten of medewerkers van het bedrijf, moet u de lokale juridische afdeling of de regionale functionaris voor gegevensprivacy daarvan op de hoogte stellen en zich onthouden van discussie en stemming over dit onderwerp.

Voorbeelden

- Ik doe vrijwilligerswerk voor een lokale politieke kandidaat van wie het beleid grotendeels overeenkomt met de waarden van Teleperformance. Kan ik de kopieermachine gebruiken om flyers te kopiëren?

Nee. Teleperformance verbiedt het gebruik van bedrijfsmiddelen van welke aard dan ook en ook de deelname tijdens werktijden om persoonlijke politieke activiteiten te ondersteunen.

- Ik ben actief in de lokale politieke gemeenschap van mijn woonplaats. Moet ik deze activiteiten melden aan Teleperformance?

Bekendmaking is alleen vereist in bepaalde omstandigheden. Neem contact op met de lokale juridische afdeling of de regionale functionaris voor gegevensprivacy als u wilt weten of bekendmaking vereist is in uw geval.

- Ik heb het verzoek gekregen om een bijdrage te leveren aan de campagne van een kandidaat van een politieke partij. Kan ik een dergelijke donatie doen?

Ja, zo lang de donatie uit uw eigen naam wordt gedaan met uw eigen geld. Donaties mogen niet worden gedaan uit naam van Teleperformance of om Teleperformance op welke manier dan ook voordeel op te leveren.

 

Belangenverstrengeling

Er kan sprake zijn van belangenverstrengeling als een medewerker van Teleperformance een belang of activiteit heeft dat of die in financieel, zakelijk of persoonlijk opzicht botst of conflicteert, of dat lijkt te doen, met de belangen of reputatie van Teleperformance. Er zijn veel situaties die worden of kunnen worden beschouwd als belangenverstrengeling, bijvoorbeeld:

  • Een situatie die botst met uw taken of verantwoordelijkheden bij Teleperformance, of die verhindert dat u kunt handelen in het belang van Teleperformance;
  • Een situatie waarin u, een familielid of vriend een ongepast voordeel ontvangt, waaronder geld, diensten of een ander voordeel, ten gevolge van uw positie bij Teleperformance;
  • Een situatie waarin u door uw positie bij Teleperformance informatie krijgt over een zakelijke kans en u, een familielid of vriend dit gebruikt voor persoonlijk gewin of anderszins in strijd met het belang van Teleperformance.

U bent verplicht om geïnformeerde zakelijke keuzes te maken in het belang van de Group. Voorkom elke situatie waarin uw persoonlijke belangen of de belangen van goede vrienden of verwanten conflicteren, of dat lijken te doen, met de belangen van Teleperformance.

 

Gedragsregels

Bij de uitvoering van professionele activiteiten moet u uitsluitend in het belang van Teleperformance handelen en niet, voor eigen gewin of dat van anderen, profiteren of voordeel halen uit een situatie, hetzij direct hetzij indirect via een derde partij.

Geef werkelijke en potentiële belangenverstrengeling van te voren aan, en houd u strikt aan de procedures die Teleperformance heeft opgesteld voor specifieke operationele onderdelen, zoals inkoop, onderaanneming en bedrijfsontwikkeling. Houd u ook aan de voorschriften die van toepassing zijn in uw land of het land in kwestie.

Geef uw manager en de lokale juridische afdeling een schriftelijk overzicht van al uw externe belangen en die van familieleden die een belangenverstrengeling vormen of lijken te vormen.

Voorkom dat u middelen van Teleperformance gebruikt voor persoonlijk gewin of voordelen van welke aard dan ook. Dit omvat kantoorapparatuur, materialen, tijd, hulpmiddelen en/of intellectueel eigendom van Teleperformance. 

Voorbeelden

- Tijdens het uitvoeren van mijn werk ontdekte ik een geweldige zakelijke mogelijkheid die veel geld waard kan zijn. Kan ik deze kans voor mijzelf benutten?

Als de kans binnen het werkgebied van Teleperformance valt of samenhangt met een zakenpartner of leverancier van Teleperformance, moet u de informatie doorgeven aan uw manager, de lokale juridische afdeling of de regionale functionaris voor gegevensprivacy en hun advies opvolgen.

 Neem geen ander werk of dienstverband aan die uw prestaties bij Teleperformance kunnen beïnvloeden. Vraag advies aan uw lokale contactpersoon als u het niet zeker weet.

- Mijn partner werkt voor een concurrent van Teleperformance. We hebben het thuis niet over het werk en ik weet niet welke professionele taken mijn partner uitvoert. Toch suggereren collega's dat ik me in een compromitterende situatie bevind. Wat moet ik doen?

Dit kan de schijn van belangenverstrengeling oproepen. Ter bescherming van uzelf en het bedrijf moet u de gegevens doorgeven aan uw manager, de lokale juridische afdeling of de regionale functionaris voor gegevensprivacy.

Bovendien moeten u en uw partner stappen ondernemen om te zorgen dat vertrouwelijke en eigen informatie van beide bedrijven is beveiligd en niet wordt onthuld aan de andere partij. Deel bijvoorbeeld uw inloggegevens en wachtwoord van Teleperformance niet met uw partner of wie dan ook.

 

Witwassen tegengaan

Witwassen is het verhullen van de herkomst of bron van illegaal verkregen gelden of eigendommen, of het proces waarbij illegaal verkregen inkomsten legaal lijken te zijn. Witwassen omvat ook de ondersteuning bij het inzetten, verhullen of converteren van directe of indirecte opbrengsten van een misdaad of overtreding. Omgekeerd witwassen is het proces waarbij een legitieme financiële bron wordt gemaskeerd en wordt gebruikt voor illegale doeleinden. 

Bij Teleperformance zijn witwassen en omgekeerd witwassen ten strengste verboden

Medewerkers van Teleperformance moeten zorgen dat Teleperformance geen opbrengsten ontvangt uit of op geen enkele manier helpt om opbrengsten te genereren uit criminele activiteiten. Hierbij kan het gaan om een strafrechtelijk feit als witwassen of omgekeerd witwassen.

Doe geen betalingen aan tussenpersonen tenzij de betalingen legaal zijn, overeenkomen met de voorwaarden van een schriftelijke overeenkomst en worden gedaan na ontvangst van een correcte factuur. Er mag geen betaling worden gedaan zonder de juiste documentatie, zoals bewijs van uitgevoerd werk. Er moeten ontvangstbewijzen worden verstrekt voor kosten die kunnen worden gerestitueerd. Betalingen moeten nooit in contanten worden gedaan.

Gedragsregels

Medewerkers van Teleperformance moeten verdacht zijn op ongebruikelijke of verdachte activiteiten of tekenen van witwassen en deze melden bij de financiële afdeling van de Group in Parijs.

Bij het werken met leveranciers maakt u niet elektronisch geld over naar een rekening in een ander land dan waar de leverancier actief is of naar de bankrekening van een derde. Doe geen betalingen die buiten de normale manier van zakendoen vallen en splits betalingen niet op tussen verschillende bankrekeningen.

Als u geld van klanten ontvangt, wees dan alert bij betalingen van meerdere bankrekeningen, van een bankrekening in een belastingparadijs, van bankrekeningen buiten het land waar de klant actief is, bij vroege betalingen die afwijken van de normale manier van zakendoen en bij betalingen in contanten. Geef dergelijke activiteiten door aan de financiële afdeling van de Group in Parijs.

Voorbeelden

- Ik werd door een bekende leverancier gevraagd om een deel van de factuur van de leverancier elektronisch over te maken naar een bankrekening op naam van iemand anders dan de leverancier. Wat moet ik doen?

Geef een dergelijk ongebruikelijk verzoek meteen door aan de financiële afdeling van de Group in Parijs en volg hun advies op. 

 

4. Handhaving Van De Teleperformance Gedragscode; Disciplinaire Acties

 

Als een medewerker van Teleperformance deze Gedragscode heeft overtreden of daartoe een poging heeft gedaan, of dat nu door onachtzaamheid gebeurde of door bewust wangedrag, zijn disciplinaire sancties van toepassing in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, met inbegrip van administratieve maatregelen en strafrechtelijke sancties, en disciplinaire maatregelen die worden vermeld in de interne voorschriften van het bedrijf waar de persoon medewerker of functionaris is. 

 

5. Ethics Hotline en Bescherming van Klokkenluiders

 

Teleperformance stimuleert een cultuur van openheid waarbij iedereen zijn zorgen kan uitspreken en zijn mening kan geven over onze Gedragscode, en erop moet kunnen vertrouwen dat het management luistert. We zijn allemaal verantwoordelijk voor de toepassing en naleving van deze Gedragscode. We begrijpen dat u vragen hebt over bepaalde praktijken en dat u advies en sturing nodig hebt om te zorgen dat u deze Gedragscode naleeft.

Neem contact op met uw manager als u hulp nodig hebt over een onderwerp dat betrekking heeft op deze Gedragscode. Als u van mening bent, dat u door het informeren van uw manager, in de problemen komt of dat de gemelde onregelmatigheid niet zal leiden tot een correcte follow-up, kunt u ervoor kiezen om mogelijke overtredingen via de Ethics Hotline te melden. Er zijn verschillende manieren om verdacht gedrag te melden:

  1. 1.             Neem contact op met een van de volgende personen

- Het lokale hoofd van Personeelszaken

- Het lokale hoofd van de juridische afdeling

- De regionale functionaris voor gegevensprivacy

- De CEO voor uw land

- De regionale CEO voor uw regio

2. Gebruik de Ethics Hotline:Wij moedigen medewerkers van Teleperformance aan om via de Ethics Hotline te melden dat ongepast zakelijk gedrag heeft plaatsgevonden, plaatsvindt of gaat plaatsvinden, wanneer zij persoonlijk daarvan overtuigd zijn en in goed vertrouwen, redelijk en onzelfzuchtig handelen. Meldingen die door middel van de Ethics Hotline worden gedaan, worden onderzocht in overeenstemming met de procedures die worden beschreven in de Global Ethics Hotline-beleidslijn.

Er worden geen represailles genomen tegen iemand die in goed vertrouwen, redelijk en onzelfzuchtig onwettig zakelijk gedrag door middel van de Ethics Hotline meldt, conform de voorwaarden van de Ethics Hotline-beleidslijn en de toepasselijke wet- en regelgeving. Medewerkers die door middel van de Ethics Hotline een melding hebben gedaan en van mening zijn dat ze slachtoffer zijn van represailles, moeten dit via de Ethics Hotline melden.

De meldingen worden vertrouwelijk behandeld voor zover de wet dat toestaat.

De Global Ethics Hotline-beleidslijn en informatie over de Global Ethics Hotline vindt u op het intranet van de Group.